Secrétaire médicale, un rôle clé

Avant toute chose, pour exercer son métier, la secrétaire médicale doit avoir à la fois une connaissance de la bureautique et une connaissance de l’environnement médical. C’est elle qui est chargée de l’accueil physique et téléphonique des patients et de leur proche. Elle conçoit et rédige les documents relatifs à son domaine d’activité. 

La secrétaire médicale a également pour mission la gestion et la coordination médico-administrative par exemple la gestion des agendas, l’organisation de réunions, de visites, de conférences et événements. Elle assure également la gestion, le traitement et la coordination des programmations liées à la prise en charge médicale comme les consultations, l’hospitalisation, les chirurgies ou encore les examens. 

En raison de son contact permanent avec les patients et les familles, elle est la mieux placée pour identifier et recenser leurs besoins et leurs attentes. Elle tient également à jour les dossiers des patients, assure le traitement des courriers, des dossiers, des documents, et assure la vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance. 

Les savoir-faire 

Pour remplir ses missions, la secrétaire médicale doit faire preuve d’un certain nombre de savoir-faire :

- accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics ;

- définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire ;

- élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites ;

- identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;

- rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence ;

- traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles ;

- travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau ;

- utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.

Informations complémentaires

Dans le cadre de l’exercice de son métier, la secrétaire médicale va être amenée à échanger avec l’équipe médicale et soignante pour l’organisation du circuit des patients, ainsi qu’avec le bureau des admissions pour la mise en cohérence des données administratives des patients. 

Pour exercer ce métier, le niveau d’étude requis est celui du baccalauréat sciences médico-sociales ou un baccalauréat spécialisé complété d’un BTS dans le domaine médical ou dans celui du secrétariat. 

Des passerelles existent vers d’autres métiers comme les techniciens d’information médical, les encadrants des secrétariats médicaux ou encore les encadrants archives. 

Dans la fonction publique hospitalière, le salaire débute à 1471 euros brut environ.