Gaëlle, secrétaire de mairie, la polycompétence dans la peau

En quoi consiste votre métier de secrétaire de maire ?

Les secrétaires de mairie travaillent dans les communes de moins de 3 500 habitants, ce sont des professionnels indispensables au fonctionnement des services. C'est un métier avec beaucoup de relationnel. Je suis la première personne que les administrés vont voir quand ils ont besoin d'une réponse administrative.

C'est également un métier qui suppose d'endosser de nombreuses responsabilités. On est souvent seule à la tête des services administratifs dans les petites communes, il est nécessaire de travailler main dans la main avec le maire et les élus. Depuis quelques mois, j'ai une assistante pour suppléer à mes tâches.

Que faites-vous au quotidien ?

Beaucoup de choses ! Il n'y a pas un jour type, ni même une semaine type.

On a toujours une dizaine de dossiers en cours, que ce soit les procédures de marchés publics, les payes, le budget de la commune, la préparation du conseil municipal, avec notamment la rédaction des délibérations, la gestion du personnel périscolaire, celui de l'accueil de loisirs, les dossiers de demandes de subventions pour les travaux, la préparation de la saison touristique avec le recrutement de personnels pour la piscine... On est sur une commune très dynamique !

Qu’aimez-vous dans votre métier de secrétaire de mairie ?

J'aime ce que je fais, je maîtrise ce que je fais et j'ai la chance d'être dans une commune où les élus me font confiance et me laissent une vraie autonomie dans mon travail. Travailler au service du public me plaît aussi. J'ai la sensation que ce que je fais a du sens et que je suis utile aux administrés.

Quelles sont les qualités nécessaires pour devenir secrétaire de mairie ?

Dans ce métier, il faut être diplomate et savoir être à l'écoute des gens. Il faut aussi être capable de faire plusieurs choses en même temps, de savoir prioriser ses tâches, car plusieurs demandes peuvent arriver en même temps. C'est la pratique qui nous guide à faire les bons choix.

Il faut être organisé pour anticiper au mieux, car on a toujours des dossiers qui tombent à la dernière minute et qu'il faut traiter en urgence. Un décès survient dans la commune, ce dossier est prioritaire sur tout le reste, et de surcroît requiert une rigueur absolue, l'état civil ne tolère aucune erreur, pas même un problème d'accent...

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Quelles sont compétences pour exercer le métier de secrétaire de mairie ?

Beaucoup de compétences sont nécessaires. Mais je dirais qu'il faut être particulièrement au fait des textes juridiques, car nous sommes les garde-fous de la décision des élus. C'est à dire que lorsque les élus prennent une décision par un arrêté, c'est à nous de leur dire : « attention, vous décidez cela, mais vous ne pouvez pas le faire parce que... Ou si vous décidez de cela, il faudra vérifier que... ».

Quelle formation faut-il pour devenir secrétaire de mairie ?

Je conseille de faire une immersion de 2 semaines ou plus, dans une petite maire pour voir en quoi consiste l'étendue de cette profession. En général, ces immersions se font avec pôle emploi. A partir de là, il faut essayer de trouver une formation de secrétaire de mairie. Il y en a de plus en plus, car c'est un métier où il y a de vrais besoins.

Une fois en poste, on doit continuer à se former constamment. La législation change, la dématérialisation nous impose de nouvelles façons de travailler, les lois évoluent, on a toujours besoin de se mettre à jour en termes d’informations et de façons de faire. Cela dit, il y a beaucoup de solidarité entre secrétaires de mairie et nous nous consultons pour recueillir des conseils, par exemple.

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Quel a été votre parcours avant de devenir secrétaire de maire ?

Après mon bac scientifique, j'ai décroché un emploi jeune de secrétaire dans une école de musique. Néanmoins, le poste n'a pas été pérennisé. Je me suis alors lancée dans une carrière de pianiste et chanteuse professionnelle pendant plus de 10 ans. La famille s’agrandissant, j'ai cherché un métier plus stable. Une amie travaillant dans un centre de gestion m'a aiguillée vers le métier de secrétaire de maire, qui compte de nombreux postes vacants.

Je me suis lancée dans un projet de reconversion professionnelle. Pour faire la transition et revoir mes bases en bureautique, j'ai occupé un emploi aidé pendant 2 ans dans une école associative Calandreta, ce qui m'a permis d'accéder à des formations.

J'ai ensuite fait une immersion d’1 mois dans la mairie de ma commune de résidence. Les deux secrétaires de la commune m'ont appris les bases, cela faisait déjà beaucoup d'informations ! A l'époque, le centre de gestion (CDG) ne proposait pas encore de formation, alors je me suis inscrite au service remplacement du CDG. Le poste à la mairie de Serres-sur-Arget s'est libéré peu de temps après.

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Comment voyez-vous évoluer votre carrière au sein de la fonction publique ?

Ce que je souhaite, c'est évoluer dans mon statut et mon salaire. Je suis, pour ma part, adjointe administrative en catégorie C, tout en bas de l'échelle. Pour pouvoir évoluer au grade de rédacteur, soit je suis une évolution classique et j'en ai pour des années, soit je passe le concours et c'est ce que je compte faire, bien que cela demande un énorme travail personnel. Je prévois de le passer cette année.