Devenir assistant de gestion administrative – Fiche métier

• Fonction publique : État, Hospitalière, Territoriale
• Cadre et corps d’emploi : adjoint administratif
• Catégorie : C
• Filière : administrative
• Salaire : grilles indiciaires

Qu’est-ce qu’un assistant de gestion administrative ?

L’assistant de gestion administrative effectue peu ou prou les mêmes fonctions qu’une secrétaire, un métier qui parle davantage au grand public. Comme son nom l’indique, ce professionnel assiste un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe ou d’un service.

Dans cette perspective, il exécute un certain nombre de tâches ayant trait à différents aspects administratifs du service et de l’équipe, sous l'autorité directe d’un(e) responsable hiérarchique.  Il se consacrera plutôt aux ressources humaines ou aux finances, selon sa spécialisation et la définition de sa fiche de poste.

Dans les plus petites structures, l’assistant de gestion est particulièrement polyvalent. A telle enseigne que dans les petites communes, il peut s’occuper de l’accueil des usagers, des relations avec les associations, des questions relevant de l’état civil, de la pré-instruction des dossiers d’urbanisme et d’une partie de la communication.

Missions principales de l’assistant de gestion administrative

• Accueil physique et téléphonique des usagers ;
• Gestion du courrier et des e-mails ;
• Gestion de plannings, d’agendas, réservations de salles ;
• Comptabilité courante et petite facturation ;
• Appui administratif sur la gestion des carrières et de la paie ;
• Exécution et suivi des procédures et décisions administratifs.

Compétences et savoir-faire de l’assistant de gestion administrative

• Techniques de secrétariat et rédactionnelles ;
• Maîtrise des outils bureautiques et de logiciels métiers ;
• Maîtrise de la comptabilité courante ;
• Mise en œuvre des procédures et des règles ;
• Savoir collecter et contrôler les pièces justificatives ;
• Hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances.

Savoir-être de l’assistant de gestion administrative

• Adaptabilité ;
• Aisance relationnelle ;
• Bonne capacité d’écoute ;
• Réactivité ;
• Savoir travailler en équipe ;
• Diplomatie ;
• Discrétion.

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Où exercer le métier d’assistant de gestion administrative ?

Les assistants de gestion administrative ont l’embarras du choix pour trouver un poste. Les différents ministères en recrutent pléthore pour leurs différents services.

Un exemple : le Ministère de l’Éducation recourt aux Adjoints Administratifs à l’Éducation Nationale (Adjaenes) dans les collèges, lycées, universités ou encore les rectorats. Les organismes publics ont aussi besoin de ce type de personnel pour assurer le secrétariat.

Les assistants de gestion administrative œuvrent également dans les services des collectivités territoriales, communes, départements, régions, structures intercommunales, dans les établissements publics de coopération intercommunale, les offices publics de l’habitat (OPH) et les services départementaux d’incendie et de secours (SDIS). Avec ses trois déclinaisons d’emplois, c’est le second métier le plus représenté dans les effectifs de la fonction publique territoriale.

On retrouve aussi de nombreux assistants de gestion administrative dans la fonction publique hospitalière à l’accueil, aux services des admissions et des consultations externes dans les structures médicales, dans les bureaux à la comptabilité ou encore aux ressources humaines.

Quelles formations pour devenir assistant de gestion administrative ?

Les assistants de gestion en poste possèdent au moins un diplôme de niveau bac et + dans les domaines de la gestion, du secrétariat, de l’administration. Moults formations initiales sont envisageables :

• Le bac Sciences et Technologies du Management et de la Gestion (STMG) ;
• Les « titres » professionnels comme celui d’assistant administratif, de secrétaire administratif, de secrétaire comptable ;
• Le bac professionnel Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités (AGOrA) ;
• La licence professionnelle mention métiers des administrations et collectivités territoriales, etc.

Des centres départementaux de gestion (CDG) organisent des sessions courtes sur quelques semaines pour former de manière très opérationnelle les futures recrues. Ces formations s’adressent aux demandeurs d’emploi et au public en reconversion sous réserve de prérequis : un socle de base en administratif acquis par des expériences et/ou un diplôme spécialisé dans l’administratif.

Quels sont les recrutements et opportunités du métier d’assistant de gestion ?

L’environnement professionnel des assistants de gestion évolue beaucoup ces dernières années. Ils portent principalement sur : les évolutions réglementaires (marchés publics, règles comptables, statuts, etc.), mais aussi le développement de l’e-administration.

Selon le périmètre du poste, certains employeurs vont recruter sans concours, au premier grade d’adjoint administratif, ou exiger le concours pour le grade supérieur d’adjoint administratif principal de 2ème classe pour un poste, de fait, mieux rétribué.

Bon à savoir : les adjoints principaux de 2ème classe pourront, à l'ancienneté, accéder au grade d'adjoint principal de 1ère classe.

Suivant sa motivation et ses affinités, l’assistant de gestion administrative est libre d’évoluer vers un métier plus spécialisé comme celui d’assistant en gestion de ressources humaines. Par le biais de formations, du processus d’avancement ou en passant des concours internes, le professionnel pourra accéder à des postes à responsabilité ou d’encadrement, comme le poste de secrétaire de maire, de gestionnaire-comptable, de responsable de paie, voire se spécialiser dans l’urbanisme, etc. Ces évolutions sont possibles car le métier évolue fortement, du fait de la dématérialisation des procédures, mais aussi de la judiciarisation de l'environnement professionnel, qu’il soit administratif, financier et comptable ou en matière de ressources humaines.

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