Chloé, assistante de gestion administrative, rouage essentiel d’une mairie

Dans la fonction publique territoriale, le métier d'assistante de gestion administrative présente un certain nombre de similitudes avec celui de secrétaire dans le secteur privé. Une chose est sûre, ce professionnel constitue l'une des pièces maîtresses de la bonne marche d'une commune.

En quoi consiste votre métier d'assistante de gestion administrative ?

Dans les petites communes, l’assistant de gestion administrative est extrêmement polyvalent. On est amené à exercer dans tous les services. Pour ma part, je suis actuellement chargée d’accueil, mais pas seulement. Je vais aussi, dans la journée, effectuer d’autres tâches. Je m’occupe de l’état civil, de la révision de la liste électorale, de la délivrance d’actes de naissance, de mariage, de décès ou encore du recensement des citoyens. J’ai aussi dans ma fiche de poste la gestion du planning de salles et des équipements communaux mis à la disposition des particuliers ou des associations.

La communication est aussi un domaine dont je m’occupe sur le volet affichage. J’assure aussi le premier niveau du service d’urbanisme : j'apporte des informations aux personnes. En effet, j’instruis les certificats d’urbanisme et les déclarations préalables ne nécessitant pas de création de surface. Je rédige les arrêtés avant le lancement des travaux d’urbanisme.

Travaillez-vous seule ou en équipe ?

C'est un métier où il est bon d'être autonome mais où la solidarité est importante, et c'est très appréciable. On peut compter les uns sur les autres. A La Roche Maurice, nous sommes trois collègues au service administratif et nous occupons des missions complémentaires. Nous nous donnons des coups de main mutuels. En tant qu’assistante de gestion je suis, pour ma part, toute la journée à l’accueil, et mes collègues peuvent venir me prêter main forte sur mes autres tâches.

Dans la commune d’Hanvec (Finistère) où j'ai réalisé ma première mission, je m'occupais essentiellement d'urbanisme. Il m'arrivait de venir en appui à ma collègue de l’accueil qui avait d'autres missions, comme ce que je fais, actuellement. Je prenais en charge, par exemple, une partie de l’état civil, ou encore la programmation des mariages.

>> A lire aussi : Urbanisme, des métiers en plein boom à l’heure de la digitalisation

Quel est votre parcours ?

J’ai un master en administration publique. Après une expérience de chargée d'accueil et dans un équipement culturel, j’ai suivi une formation de 6 semaines dédiée à la profession d'assistant de gestion administrative, organisée par le centre de gestion du Finistère en mai 2022. Cette formation m'a permis d'appréhender concrètement ce métier. J’ai ensuite intégré le service « intérim » du centre de gestion du Finistère. Ce service fait office de service RH pour les petites communes.

Qu'est-ce qui vous plaît le plus dans le métier d’assistante de gestion administrative ?

Ce que j’aime le plus dans le métier d’assistante de gestion administrative, c’est de rendre service aux publics au quotidien, c'est quelque chose de gratifiant. Bien sûr, il arrive que des administrés ne soient pas toujours contents, parce qu'ils viennent parfois aussi en mairie exposer leurs difficultés. Il est donc nécessaire de savoir prendre du recul.

J'apprécie aussi le contact des associations qui viennent en mairie parce qu'elles ont besoin d'aide pour leurs projets. On leur transmet des contacts, des informations, cela donne le sentiment de participer à la vie de la collectivité en apportant notre pierre à l'édifice. La proximité avec les élus, liée aux petites organisations, permet aussi de suivre l'évolution d'une démarche de bout en bout.

Auriez-vous une situation concrète à nous partager ?

Les élus ont mis en place depuis un an les journées : « Je m'engage pour les vacances ». Elles permettent aux jeunes d'effectuer des petits travaux et, pour la mairie, de donner une rémunération en échange.

Notre service prend part à ce projet à toutes les étapes. Nous gérons l'envoi des informations aux familles, puis les jeunes reviennent vers nous. Nous rencontrons ensuite les élus pour repérer quels types de travaux proposer à quels moments aux jeunes, etc. J'ai aussi été agréablement surprise de constater que le travail dans un service urbanisme est plus abordable qu'on pourrait le croire.

Des conseils à donner à quelqu’un qui souhaite faire ce métier ?

Pour être assistant de gestion administrative, il faut savoir faire face à l’imprévu et s'adapter. On ne sait jamais comment va se dérouler une journée. Il est important de savoir gérer les priorités. Il convient également d'être organisé et de respecter les délais légaux en matière d’urbanisme, qu'il s’agisse de donner des réponses ou d’instruire les dossiers.

Il est également important d'être curieux, de ne pas rester sur ses acquis, d'être en veille dans les domaines où on a un rôle à jouer, car les lois changent assez vite. Si on est à l'accueil, il convient de savoir faire preuve d'une certaine diplomatie.

Qu'envisagez-vous pour la suite de votre carrière ?

Mon objectif à moyen terme est de continuer à effectuer des remplacements afin de découvrir toutes les facettes de ce métier, comme les aspects de la comptabilité, gestion de la facturation, du périscolaire, etc.

Ensuite, j'ai plusieurs possibilités... Sans concours, je peux postuler sur un poste d'adjoint administratif et démarrer au premier grade d’adjoint administratif territorial. Avec le concours d’adjoint administratif territorial principal 2ème classe en poche, je serai recrutée au grade supérieur permettant d'accéder à un salaire plus intéressant. Et, pourquoi pas, tenter les concours de rédacteur en catégorie B et d'attaché, en catégorie A.

>> A lire aussi : Les métiers des finances et de la comptabilité dans la territoriale