Devenir secrétaire de mairie - Fiche métier

• Fonction publique : territoriale
• Catégorie : A, B et C
• Filière : administrative
• Cadre d’emploi : adjoint administratif, rédacteur, attaché territorial
• Salaire : retrouvez les grilles indiciaires

Qu’est-ce qu’une secrétaire de mairie ?

La secrétaire de mairie travaille dans les communes de moins de 3 500 habitants. Les missions de la secrétaire de mairie sont très variées, puisqu’elle met en œuvre, sous les directives des élus, les politiques déclinées par l’équipe municipale. Elle organise également les services de la commune, élabore les budgets et gère les ressources humaines.

La secrétaire de mairie travaille en bureau, elle est en relation permanente avec le public, les élus et les agents communaux. Elle peut évoluer vers des activités plus spécialisées, dans différents domaines : finances, juridique et ressources humaines.

Missions principales de la secrétaire de mairie

• Accueil et renseignement de la population
• Instruction des dossiers sur les domaines de : l'état civil, les élections, l'urbanisme, l'aide sociale
• Assistance et conseil aux élus
• Elaboration des documents administratifs et budgétaires
• Gestion des affaires générales
• Gestion des équipements municipaux
• Maîtrise d’œuvre de projets
• Management de proximité
• Gestion administrative des ressources humaines
• Contrôle de la qualité des services rendus
• Organisation de la mise en œuvre des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail

Compétences et savoirs de la secrétaire de mairie

Quelles compétences pour devenir secrétaire de mairie ?

• Connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
• Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
• Connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
• Connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
• Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics ;
• Savoir éviter et gérer les conflits

Quels savoir-faire ?

• Respecter les délais réglementaires ;
• Savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
• Préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
• Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
• Mettre en place des méthodes et outils d'analyse et du contrôle des coûts
• Élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
• Contrôler et évaluer les actions des services ;
• Piloter, suivre et contrôler les activités des agents ;
• Maîtriser les outils bureautiques

Quels savoir-être ?

• Aimer le contact avec le public ;
• Être diplomate ;
• Être organisé, rigoureux ;
• Avoir le sens du service public (disponibilité, déontologie et discrétion) ;
• Disposer de bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse ;
• Disposer d’excellentes qualités relationnelles

Où exercer le métier de secrétaire de mairie ?

La majorité des secrétaires de mairie travaillent dans les communes de moins de 3 500 habitants, où elles sont directement rattachées au maire.

Dans de rares cas, il est possible pour les secrétaires de mairie de travailler dans des syndicats intercommunaux, dans des Établissements Publics de Coopération Intercommunale (EPCI), dans des Centres de Gestion (CDG) ou au CNFPT et dans des communes de 3 500 à 20 000 habitants.

Quelles formations pour devenir secrétaire de mairie ?

Pour devenir contractuel

Pour devenir secrétaire de mairie, il est préférable d’avoir réalisé une formation en droit public, sciences économiques, administration ou encore gestion.

Pour devenir statutaire

Pour devenir fonctionnaire, il est possible de passer l’un des quatre différents concours de la filière administrative (un par catégorie) :

• Cadre d’emploi des secrétaires de mairie (catégorie A) ;
• Cadres d’emplois des attachés territoriaux (catégorie A)
• Cadres d’emplois des rédacteurs territoriaux (catégorie B)
• Cadres d’emplois des adjoints administratifs territoriaux (catégorie B)

Quelles autres formations de secrétaire de mairie ?

Si un candidat ne possède pas l’un des diplômes adéquats ni l’un des concours, il est possible de passer par une formation pour devenir secrétaire de mairie. Les antennes départementales du CNFPT, en partenariat avec des centres de gestion, Pôle Emploi ou encore la mission locale, organisent des sessions de formations théoriques ; et parfois pratiques.

Certaines universités proposent également des Diplômes Universitaires (DU) afin de préparer les candidats à devenir secrétaire de mairie.

Évolution de la secrétaire de mairie

Si la secrétaire de mairie rentre dans la fonction publique au grade d'adjoint administratif, elle peut, avec de l'ancienneté et un concours interne, devenir rédactrice territoriale. Puis, elle peut évoluer vers une fonction d'attachée territoriale.

Il est également possible de réaliser une mobilité pour booster sa carrière.

>> Découvrez notre rubrique : Mobilité dans la fonction publique