Réussir l'onboarding en 6 étapes

L’onboarding, c’est quoi ?

Dérivé du mot anglais « onboard », signifiant « intégrer », l’onboarding correspond à la phase d’accueil et d’intégration d’un nouvel agent dans son nouveau lieu de travail, ici en l’occurrence la fonction publique (collectivité, hôpital, administration, etc.).

Essentiel mais pas toujours réalisé correctement, l’onboarding peut coûter la perte d’un agent public si celui-ci n’est pas correctement accueilli. D'ailleurs, 1 cadre sur 3 a déjà démissionné suite à une mauvaise intégration (source : Club RH de La Gazette des Communes).

Etape 1 : un accueil obligatoirement en présentiel

Alors même si le nouveau recruté a accès au télétravail, les premiers jours doivent se faire en présentiel. « Il faut prévoir à minima un jour où l’ensemble de l’équipe sera présente », avance Maryline Delente. Dans l’idéal, l’accueil en présentiel de l’agent public doit être fait le jour de son arrivée car, d'après Deloitte (« Onboarding Software Solutions 2014 : On-Ramp for Employee Success »), 4% des collaborateurs quittent leur nouveau poste dès le premier jour.

Etape 2 : une journée échelonnée

« Tout récemment une jeune femme qui intégrait une entreprise parapublique me confiait : cela fait 4 jours que j’y suis et je m’ennuie terriblement ! », raconte Maryline Delente. « La récente recrutée s’était vue remettre le premier jour un kit documentaire de sa direction avec la consigne de le consulter. Charge à elle de s’informer sur la maison sans plus d’accompagnement », déplore la coach, qui rappelle combien le manque de repères dans une organisation conduit à la démotivation.

Après le recrutement et dès le premier jour de l’agent, celui-ci ne doit pas être laissé dans l’isolement. L’accueil peut être fait par le responsable RH puis par son supérieur hiérarchique. « Une première journée échelonnée de points d’échanges avec la RH, les managers, des collègues… est un programme qui permettra l’apport d’informations pratiques sur le cadre de travail tout en restant dans la convivialité », précise Maryline Delente.

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Etape 3 : un parrain pour les premiers jours

Les jours qui suivent l’arrivée de l’agent sont également cruciaux dans l’impression que le nouveau venu va se faire de son environnement de travail.

« Il faut pouvoir mesurer progressivement l’autonomie de la personne, répondre aux questions qu’elle se pose sur le fonctionnement du service et plus globalement de l’institution, lui apporter les documents socles du poste et le degré technique nécessaire, la questionner sur ce qu’elle a compris ou n’a pas compris ».

Pour accompagner ces quelques jours, il faut pouvoir organiser des temps journaliers d’échange : « si le supérieur hiérarchique n’est pas en mesure de tous les assurer, il peut désigner un parrain. Mais cela doit rester une délégation partielle », note la coach.

Etape 4 : expliquer le projet politique et le projet d’administration

« Il est important de dire à la personne où elle doit se situer et ce à quoi elle doit répondre. Comment la personne sera impliquée pour répondre aux enjeux de la collectivité et qui sont ses interlocuteurs : les ressources humaines bien sûr, sa hiérarchie, mais cela peut-être aussi les élus », rappelle Maryline Delente.

Dans une collectivité, l’identification des interlocuteurs privilégiés et le mode de fonctionnement entre les élus, le maire et la direction générale est nécessaire pour bien comprendre les limites de sa fonction. Le secteur public a ceci de singulier que le relationnel y est extrêmement sensible.

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Etape 5 : un plan de développement dès l’accueil

En parallèle d’un suivi d’échange, le nouvel agent doit se voir aussitôt proposer une formation en lien avec les besoins évalués lors du recrutement. Cela peut être une sensibilisation aux fondamentaux de l’institution qu’il intègre, une formation sur le système d’information utilisé en interne, sur la gestion, sur les marchés publics. « Il faut bien tenir compte que le nouveau venu n’arrive pas avec le même niveau de connaissance que ses collègues, il a besoin d’un accompagnement. »

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Etape 6 : donner des feedback structurés et réguliers

L’intégration complète d’un salarié prend du temps et nécessite de mettre en place un processus de suivi régulier.  « Les feedback sont incontournables pour que le manager puisse dire ce qu’il observe et inviter le collaborateur à faire de même. Le manager doit mettre en place une vigilance autour de la personne et ne pas hésiter à livrer son ressenti. Il n’y a pas que « le faire », il faut aussi pouvoir aborder l’ambiance de travail et les besoins des uns et des autres », rappelle la coach.

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