Les 4 clés d'un offboarding réussi

« Lorsqu’un collaborateur décide de quitter l’institution, l’employeur doit créer les conditions nécessaires pour comprendre ce départ d’un point de vue technique, organisationnel (relation à la hiérarchie) et qualité de vie au travail. La façon d’accompagner ce départ est importante aussi bien pour les agents qui restent dans l’institution que pour ceux qui pourraient la rejoindre. Le réseau se charge vite d’établir la réputation de l’employeur public. Il faut le garder à l’esprit », assure Maryline Delente.

L’offboarding pour l’employeur public

Organiser et formaliser l’entretien de départ de l'agent

Cet entretien doit se tenir entre l’annonce du départ et le départ effectif, idéalement à moins d’un mois de la date où l’agent quitte l’administration. « Il sert à recueillir les informations nécessaires pour la bonne marche du service autant qu’il aide à choisir le profil du successeur », explique Maryline Delente. Afin que cet entretien soit le plus efficace possible, la coach conseille d’envoyer au préalable à l’agent un formulaire avec les questions qui seront abordées lors de la rencontre. L’agent pourra ainsi préparer sa restitution.

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Entretien de départ, les thèmes à aborder

Le déroulé de l’entretien de départ suit un cheminement logique. Il doit permettre de recueillir le feed-back de l’agent sur l’institution, la direction, le service et ses missions. Maryline Delente suggère quelques questions possibles :

• « Quels retours avez-vous à faire sur l’institution et quelles sont les raisons de votre départ ? »
• « Pour quelles raisons votre futur poste répond mieux à vos attentes ? »
• « Quels conseils donneriez-vous au futur candidat ? »

A l’issue de cet entretien, il faut que l’employeur reste ouvert à une modification de l’organisation. « Cet échange doit permettre de retravailler les points bloquants sur le poste ou les process pour accueillir dans les meilleures conditions le nouveau salarié. C’est un temps d’écoute important ».

Si cet accompagnement se passe bien, l’employeur peut suggérer au collaborateur qui le quitte de partager le poste vacant sur ses réseaux professionnels, cela facilitera d’autant le recrutement ultérieur.

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L’offboarding pour l’agent public

Tous les milieux professionnels fonctionnent en réseau, l’agent qui part doit aussi réussir son offboarding. Même s’il est en conflit avec l’institution, il doit établir un contact et un échange avec son manager et la RH pour faire un feed-back de son travail. C’est aussi un moyen de construire les choses et de laisser une bonne image.

Un rendez-vous opérationnel avec le manager

« L’agent qui part doit rester dans un niveau de communication suffisant pour organiser la reprise de son poste. Ce faisant, il fera preuve de professionnalisme », assure Maryline Delente.

Au cours du rendez-vous avec le manager, l’agent fera un point sur l’avancement des dossiers, l’ordre du jour et les sujets prioritaires. Il lui faudra être très transparent, c’est-à-dire être clair sur la situation de chaque dossier. Auprès du manager ou de la RH, le collaborateur doit évoquer les raisons de son départ, il ne doit pas hésiter à parler de ses difficultés et « être en capacité de dire aussi ce qui a bien fonctionné. Bref à prendre du recul sur sa situation ».

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Un pot de départ incontournable

Que ce soit l’institution qui l’organise ou l’agent lui-même, le collaborateur doit trouver un temps pour dire au revoir à tout le monde. « C’est très important car cela acte le départ. C’est un moment de célébration qui doit être à son image. Le processus va jusqu’à cet endroit-là », ponctue Maryline Delente.

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