4 conseils pour savoir dire non au travail

1. Ne vous précipitez pas avant de dire non

Demandez un délai de réflexion

La demande, si elle émane d’un collègue ou de votre supérieur hiérarchique, n’appelle pas la même réponse.

Mais dans tous les cas, prenez un temps pour peser le pour et le contre.

Si la requête l’autorise, n’hésitez jamais à demander un délai de réflexion : "Je vais y réfléchir".

Prenez le temps d'écouter votre interlocuteur

Il faut avant tout écouter la demande sans interrompre la personne, même si vous savez que celle-ci est impossible.

Reformulez la demande pour la légitimer et montrer que vous ne la prenez pas à la légère.

Dans tous les cas, ne répondez pas dans l’instant et donnez un délai.

Abordez le sujet un jour où vous êtes au bureau, plutôt qu'en télétravail.

2. Trouvez des arguments valides à votre refus

Durant le délai que vous avez obtenu, préparez vos arguments.

Analysez d’abord les éléments de contexte :

• temps
• durée de la tâche qui vous est demandée
• outils
• aide dont vous auriez besoin...

Puis étudiez la demande au regard de vos compétences, aptitudes et missions en cours.

Ce travail vous permettra d’objectiver votre explication sans vous justifier.

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3. Expliquez sans justifier votre réponse négative

Le refus ne doit pas engendrer un conflit

Pour formuler une réponse négative, il faut pouvoir argumenter sur le ton de l’explication et non sur le ton de la justification.

La réponse doit être donnée en face à face à la personne qui vous a sollicité d‘une voix claire avec des phrases courtes.

Le contexte est un élément qui peut vous obliger à dire non.

Exemple :

« Dans l’état actuel du service, il m’est difficile de répondre positivement à cette requête ».

Restez positif malgré votre réponse négative

Il importe que la réponse soit perçue le moins négativement possible. Le but n'est pas de générer de différends entre agents.

Si vous êtes manager, il est parfois utile que la réponse à un collaborateur soit portée face au collectif, notamment si sa demande implique ou impacte le service dans lequel il travaille.

Dans ce cas, la réponse de la non-attribution d’une allocation de ressource ou de moyen pour la mise en œuvre d’un budget ne peut se faire seulement lors d’un face à face.

Cette étape nécessitera un moment collectif pour que l’équipe comprenne la décision. Dans tous les cas, la décision doit être la plus rationnelle possible.

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4. Trouvez une solution de substitution à votre refus

Soyez proactif malgré votre refus

La méthode du « non, mais… » permet bien souvent de contourner la difficulté.

Expliquez à un collaborateur : « je comprends ton souci, mais je ne peux pas t’aider en ce moment.

Pourquoi ne pas mettre en place telle ou telle stratégie… ».

Projetez-vous

La question du temps peut aussi aider :

« Je ne peux pour l’instant répondre à ta demande pour X et X raisons mais je te propose que nous en reparlions le mois prochain… ».

Vous montrez ainsi que vous avez vraiment réfléchi à la demande.

L’objectif, ce n’est pas que le collègue partage votre avis mais qu’il ait le sentiment d’avoir été écouté.

La méthode sera la même pour le manager de manière à éviter les crispations.