Autorisations spéciales d’absence (ASA) pour les événements familiaux et parentaux

Qu'est-ce qu'une autorisation spéciale d'absence ?

Appelée autorisation spéciale d'absence ou ASA, l'autorisation d'absence permet à un agent de la fonction publique de s'absenter de son poste de travail pour un motif précis, sans que cette absence soit décomptée de ses congés. « C'est du temps de travail : l'agent est autorisé à ne pas être présent à son poste, mais ce temps est considéré comme effectué au profit de l'employeur », explique Franck Triffault-Vallée, DRH de la commune de Beaufort-en-Anjou. Autrement dit, l'agent est absent physiquement, mais son absence est considérée comme du temps de service.

Quelles sont les deux grandes familles d'autorisations spéciales d'absence ?

Il existe d'abord des ASA accordées de droit. « Pour une autorisation spéciale d'absence de droit, l'employeur n'a pas l'opportunité de la refuser », souligne le DRH. Elles couvrent principalement les événements familiaux, la parentalité et la santé.

D'autres ASA sont accordées sous réserve des nécessités de service. « La question est de savoir si le service peut se passer de l'activité de l'agent durant son absence. Si ce n'est pas le cas, l'autorisation peut être refusée, mais il faut pouvoir justifier précisément pourquoi la nécessité de service ne permet pas l'absence. »

Quelles sont les ASA de droit liées à des événements familiaux ?

• En cas de mariage ou de conclusion d'un Pacs, l'agent bénéficie, de droit, de cinq jours ouvrés d'absence,
• Pour les examens médicaux obligatoires liés à la grossesse, l'agent bénéficie d'une autorisation d'absence pour la durée de l'examen. Le conjoint, partenaire de Pacs ou concubin, peut également bénéficier d'une autorisation pour accompagner la future mère dans les conditions prévues par les textes,
• Les actes médicaux nécessaires dans le cadre d'une assistance médicale à la procréation (PMA) peuvent également donner lieu à une autorisation d'absence de droit pour la durée de l'acte ou de l'examen pour l'agent concerné et, sous certaines conditions, pour son conjoint, partenaire de Pacs ou concubin,
• En cas d’adoption, l’agent dispose de 5 jours maximum par procédure d’agrément pour se rendre aux entretiens obligatoires nécessaires à l’obtention de l’agrément d’adoption,
• En cas d'annonce d'un handicap, d'une pathologie chronique ou d'un cancer chez son enfant, l'agent dispose de cinq jours ouvrés d'absence,
• En cas de décès du conjoint, du partenaire de Pacs ou du concubin, l'agent bénéficie de cinq jours ouvrés,
• Enfin, en cas de décès d'un proche ; notamment d'un parent, d'un frère, d'une sœur ou du conjoint du père ou de la mère, trois jours ouvrés peuvent être accordés.

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Quelles sont les ASA accordées sous réserve des nécessités de service ?

ASA pour l’état de grossesse

Une agente publique en état de grossesse peut bénéficier d’une autorisation spéciale d’absence, sous réserve des nécessités de service, à raison d’une heure par jour à compter du premier jour de son troisième mois de grossesse et jusqu’à la date du début du congé pour maternité.

ASA pour la garde d’un enfant malade

Pour garder un enfant malade, l'agent peut bénéficier de six jours ouvrés par an. Ce plafond peut être porté à douze jours lorsque l'agent est parent isolé ou lorsque son conjoint ne bénéficie pas d'un droit équivalent. « L'enfant malade, c'est une autorisation qui reste soumise aux nécessités de service », rappelle le DRH.

La situation peut cependant s’avérer délicate lorsque l'agent doit impérativement rester auprès de son enfant. « Il peut arriver qu'un agent ait un certificat médical indiquant que sa présence est nécessaire auprès de l'enfant, mais que le service soit en sous-effectif. C'est là que la distinction entre une ASA de droit et une ASA soumise aux nécessités de service prend tout son sens », renchérit le DRH de Beaufort-en-Anjou.

Aménagements des horaires à la place d’ASA

Certains motifs d’absences donnent doit uniquement à un aménagement des horaires « sous réserve des nécessités de service toutefois », indique Franck Triffault-Vallée. « Un aménagement du temps de travail signifie que le temps qui n'a pas été effectué doit être récupéré », précise-t-il également. Les heures reportées au titre de ces aménagements ne sont pas comptabilisées comme des heures supplémentaires

Quels sont les motifs octroyant un aménagement d’horaires ?

• L’allaitement : pour l'allaitement, un aménagement peut être accordé dans la limite d'une heure par jour pendant un an à compter de la naissance ;
• La préparation à la naissance : pour les séances de préparation à la naissance et à la parentalité, l'aménagement peut correspondre à la durée des séances, pour la femme enceinte et/ou son (sa) conjoint(e) ;
• Les réunions scolaires : les représentants de parents d'élèves peuvent bénéficier d'un aménagement d’horaires pour participer aux réunions ;
• La rentrée scolaire : lors de la rentrée scolaire, un aménagement peut également être accordé pour la durée nécessaire.

Comment demander une ASA ou un aménagement horaire ?

L'agent doit formuler une demande auprès de son employeur, selon la procédure définie par sa collectivité ou son administration, et doit fournir les justificatifs nécessaires dans les délais prévus.

Il n'existe pas nécessairement une procédure identique pour tous les employeurs publics, fait remarquer le DRH : « chaque employeur définit sa procédure. Une collectivité peut ainsi préciser, par délibération, les situations concernées, les délais de demande, les modalités de traitement et les justificatifs à fournir ».

Est-ce que l'employeur peut refuser une autorisation d’absence ?

« Pour une ASA soumise aux nécessités de service, on peut refuser, mais il faut pouvoir l’expliquer », assure le DRH. « Alors que pour une ASA accordée de droit, non. Dès lors que les conditions sont remplies et les justificatifs apportés, l'employeur ne peut pas s'y opposer ».

Tableau récapitulatif des ASA et aménagements d’horaires