Campus Centre
Composante / Directions / Service
Médecine de prévention
Corps
Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier
Département / Equipe de recherche / Service
Service de Santé Universitaire (SSU)
Emploi type / Referens
Adjoint-e en gestion administrative
Missions
La.le secrétaire du SSU est en charge :
• du secrétariat de la médecine préventive des étudiants: logistique des campagnes de prévention et autres actions de prévention, (demande de devis et établissement de bons de commande, suivi de la présence des partenaires, obtention des autorisations nécessaires, dossiers de sécurité, gestion du transport du matériel), organisation des formations PSC1, récupération et gestion des listings des étudiants, envoi des convocations, organisation des plannings de présentation du SSU en amphi de rentrée (cette activité ayant lieu après la fin de l’envoi des convocations)
• du secrétariat général : gestion des fournitures, du matériel médical, création des bons de commande sur logiciel SIFAC, envoi des documents nécessaires à la facturation au service financier, vérification, numérisation des ordres de missions et des remboursements de frais de déplacements et envoi au service financier, établissement de demandes d’interventions auprès de différents services (informatique, hygiène et sécurité, patrimoine).
Elle.il remplace l’assistant de direction ou le.la secrétaire des personnels en cas d’absence de ceux-ci dans des tâches minimales.
Activités principales
• Gérer les listings et les convocations des étudiants
• Réaliser des opérations de gestion courante
• Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion administrative, financière et à la gestion des ressources humaines, le cas échéant
• Saisir et mettre en forme des documents
• Retranscrire des informations orales (CR de réunions, relevés de décisions, etc.)
• Traiter et diffuser des informations internes et externes dont suivi de la messagerie SSU
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes et externes concernés
• Appliquer la réglementation, en particulier celle relative au secret professionnel et au partage de certaines informations à caractère secret
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Réception des colis, pointage de la commande et rangement de la marchandise
• Classer et archiver des documents
Activités associées
• Remplacement de l’agent d’accueil en cas d’absence de celui-ci.
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Secrétaire de médecine de prévention des étudiants - SSU H/F
Contractuel, CDD
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14/01/2019
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UNIVERSITE DE PARIS EST CRETEIL / UPEC
