Adjoint administratif de préfecture - Fiche métier

Composante / Directions / Service

Direction des services financiers

Corps

Ingénieur d'études / Attaché d'administration / Conservateur ou Bibliothécaire

Département / Equipe de recherche / Service

Pôle achat public

Emploi type / Referens

Chargé-e des achats et des marchés

Missions

• Participation à la définition et à la mise en œuvre de la politique d'achats de l'établissement
• Passation et suivi des marchés pour l’UPEC

Activités principales

Participation à la définition et mise en œuvre de la politique d'achats de l'établissement
• Participation à la définition et à la mise en œuvre des actions et objectifs liés à la stratégie d'achat d'établissement
• Elaboration et mise en œuvre des méthodes et techniques d’achat (sourcing, benchmark, analyse fonctionnelle,…), des outils d'analyse et indicateurs pertinents nécessaires à l'évaluation de l'efficacité de la politique d'achat (tableaux de bord et suivi, étude des familles d'achats, des marges de négociation,…)

Montage des procédures
• Evaluation des besoins
• Elaboration des calendriers de procédure
• Rédaction des pièces de marchés (règlement de consultation, cahier des clauses administratives particulières, voir cahier des clauses techniques particulières pour certaines fournitures et services courants, acte d’engagement et annexes etc...)
• Publicité des avis d’appel public à la concurrence
• Réponses aux questions des candidats dans le respect du secret industriel et commercial et de la confidentialité des offres
• Conduite de négociation avec les candidats
• Organisation et animation des commissions de marché
• Rédaction des procès verbaux des commissions de marché
• Organisation et animation de réunions de mise au point des marchés avec l’attributaire du marché
• Rédaction des lettres de rejet
• Rédaction des lettres de notification
• Rédaction des lettres détaillant les motifs du rejet aux candidats qui en font la demande
• Assistance et accompagnement des utilisateurs pour la mise en place des marchés

Exécution juridique des marchés
• Rédaction des avenants
• Gestion des contentieux : rédaction de courriers divers (courriers de mise en demeure, de résiliation,...), calcul des pénalités de retard, etc....
• Suivi des révisions de prix
• Organisation et animation de réunions avec les titulaires des marchés
• Réponse aux questions des utilisateurs

Exécution financière des marchés sur le logiciel SIFAC
• Création des marchés dans le module des marchés
• Suivi financier : avance, avenant, révision des prix, primes et pénalités

Sécurisation juridique des procédures
• Veille juridique et suivi de la réglementation des marchés publics
• Adaptation des outils de travail en fonction de l'évolution réglementaire

Chargé.e des achats et marchés - Direction des services financiers (h/f)

Titulaire, Contractuel | 16/05/2019 | UNIVERSITE DE PARIS EST CRETEIL / UPEC

Composante / Directions / Service

Faculté de sciences économiques et de gestion

Corps

Assistant ingénieur

Département / Equipe de recherche / Service

Département d'Economie

Emploi type / Referens

Assistant-e en gestion administrative

Missions

Le-la responsable de la scolarité met en œuvre les décisions du conseil de gestion de la faculté et de l'université, en matière de pédagogie et de vie étudiante au sein de la composante sous la responsabilité de la responsable administrative.
Interface entre les étudiants et les enseignants, entre les étudiants et la direction, ce poste exige un sens très développé des relations humaines et de l'organisation.
Il nécessite une collaboration étroite avec la responsable administrative et le directeur du département.

Activités principales

• Assurer l'encadrement, la coordination et l'animation de l’équipe de gestionnaires pédagogiques du service des scolarités Licence et Master
• Planifier, hiérarchiser, répartir et contrôler la réalisation des taches : organisation chaîne d’inscription (IP), préparation examens, etc....
• Participer à la communication et la diffusion des informations des services centraux de scolarité, s’assurer de la mise à jour des pages web du site pour la scolarité
• Veiller à la bonne application de la réglementation en vigueur : accès aux formations, déroulement des examens, tenue des jurys,...
• Assurer la centralisation et la vérification des règlements des études
• Assrer la coordination et le suivi du plan de réussite en licence (cycle d’accueil des primo entrants)
• Concevoir et mettre en œuvre des actes et procédures de gestion, harmoniser et actualiser les procédures, être le garant du respect de la réglementation et des procédures
• Former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités
• Expliquer et faire appliquer les circulaires, les instructions et les directives
• Elaborer des documents de synthèse adaptés à leurs destinataires

Activités associées

• Collecter les informations, les synthétiser, les mettre en forme ; savoir les commenter pour leur exploitation
• Assurer l’interface dans les relations enseignants/étudiants ou avec les personnels
• Organiser le calendrier pédagogique de la vie étudiante et le mettre en œuvre
• Diffuser les modalités de contrôle des connaissances
• Gérer des locaux pédagogiques, notamment en période d'examens et concours
• Organiser le fonctionnement du service et les relations avec l'ensemble des utilisateurs du service
• Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants et aux gestionnaires
• Assister et conseiller sa hiérarchie
• Participer à la gestion des logiciels métier : Apogée, ADE, E-candidat et Parcoursup

Responsable de scolarité -Sciences économiques et gestion H/F

Titulaire, Contractuel | 16/05/2019 | UNIVERSITE DE PARIS EST CRETEIL / UPEC

Composante / Directions / Service

Direction des Systèmes d'Information (DSI)

Corps

Ingénieur d'études / Attaché d'administration / Conservateur ou Bibliothécaire

Département / Equipe de recherche / Service

Entité Infrastructure et production

Emploi type / Referens

Administrateur-trice des systèmes d'information

Missions

Contexte de la mission :
La DSI de l’UPEC est constituée en plusieurs pôles de compétences :
• Applications et projets
• Infrastructure et production
• Service aux utilisateurs et gestion du poste de travail
• Méthodes et qualité
L'entité Infrastructure et production est constituée du pôle études et du pôle production, chargé de garantir la qualité de service à l'usager conformément  aux catalogues de services.
Le pôle production a pour mission de :
• Superviser et administrer les réseaux, serveurs physiques ou virtuels, systèmes de stockage, systèmes d’exploitation, téléphonie, messagerie et annuaires
• Gérer les mises en production : valider et assurer la mise en  production  des  changements  (applicatif, réseau, système)
• Gérer les sauvegardes, administrer les bases de données
• S'assurer de la mise à disposition des documents nécessaires à l'exploitation
• Participer aux appels d'offres (rédaction cahier des charges, analyse des offres)
• Gérer des ressources (capacités/performances/disponibilité), configurations, incidents
• Gérer des salles machines informatiques
• Assurer la communication et le reporting

Mission :
Sous l’autorité du responsable de l'entité infrastructure et production, les missions de l’administrateur.rice sécurité du SI sont :
• En relation avec le DSI, être l’interlocuteur.rice privilégié.e du RSSI sur les problématiques de sécurité
• Au sein de la DSI, être un.e acteur.rice ressource sur les problématiques de sécurité pour l’ensemble des pôles, notamment concernant les règlementations et recommandations européennes et nationales (CNIL, ANSSI)
• Garantir  l'application des règles de sécurité
• Maintenir  en  condition  opérationnelle  les  sites  informatiques  de   l'UPEC :   la  supervision , serveurs physiques et virtuels et applications, des messageries et des annuaires,  la gestion des sauvegardes

Activités principales

Politique de sécurité
• Contribuer à la définition et à la formalisation de la politique de sécurité du SI (PSSI) de l’université, ainsi qu’à la feuille de route de mise en œuvre de cette politique
• Mettre en œuvre la PSSI
• Réaliser une activité de veille réglementaire et technologique en matière de sécurité du SI

Sécurité
• Observer les procédures relatives à la sécurité des réseaux et systèmes d'informations
• Identifier les axes de sécurisation du SI, définir des plans d’action préventifs et curatifs, sur la base des réglementations et recommandations européennes et nationales (ex : exigences RGPD)
• Conduire la mise en place des dispositifs de sécurisation du SI avec les équipes des différents pôles de la DSI (Applications/Infrastructures/Poste de travail)
• Contrôler la fiabilité  des systèmes,  la sécurité des données
• Enregistrer et signaler toute anomalie ou risque constaté dans le cadre de la surveillance des équipements
• Conduire des audits de sécurité et mettre en place une évaluation et une amélioration continue de la sécurité du SI de l’université

Exploitation
• Suivre et  analyser  les performances,  la disponibilité
• Suivre les mises à jour des équipements et systèmes sous la responsabilité du pôle production
• Produire les indicateurs pour les tableaux de bord de suivi du volume de l'activité et de la qualité des services
• S'assurer de la résolution des incidents de son  périmètre  conformément  aux  catalogues  de services
• Réaliser les paramétrages et configurations nécessaires au renforcement de la sécurité du SI dans les outils d’administration du SI
• Maintenir la cartographie du SI et la documentation

Gestion des moyens et des outils
• Gérer et administrer les outils et logiciels de production, et identifier les évolutions nécessaires
• Participer aux évolutions d'organisation, d'architecture, de choix technologiques permettant d'améliorer la sécurité, les performances, la fiabilité et la disponibilité des systèmes, et de réduire les coûts en relation avec le pôle étude de l’entité Infrastructure et production

Administrateur.rice sécurité du système d'information - DSI H/F

Titulaire, Contractuel | 16/05/2019 | UNIVERSITE DE PARIS EST CRETEIL / UPEC