Télétravail et management à distance : prenons exemple sur la Finlande et la Norvège

Cette situation, qui n’avait pas encore connu d’équivalent et touche quasiment toute la planète, bouleverse aujourd’hui les modèles et rythmes établis sur lesquels nos organisations reposent. Alors que le développement des technologies et du numérique contribue à le rendre possible pour de nombreux secteurs, on constate de fortes disparités entre les pays en matière de travail à distance. Il s’avère que les raisons qui amènent certains d’entre eux à promouvoir cette modalité d’exercice relèvent d’une approche pragmatique privilégiant les bénéfices partagés.

Le réseau européen des administrations publiques (EUPAN) a mené au cours du 2e semestre 2018 une étude (1) coordonnée par l’Autriche et qui dresse un état des lieux des nouvelles formes de travail dans tous les États membres.

Pour encourager toujours plus d’agents à travailler de chez eux, le Gouvernement néerlandais leur verse une allocation qui se compose d’une compensation mensuelle de 80,23 euros pour utilisation de l’espace personnel ainsi qu’une prime d’équipement matériel de 1 815 euros par période de 5 ans. Il est à noter que ces montants sont défiscalisés. Pour encore plus de flexibilité, cette somme a été intégrée dans la nouvelle « indemnité à choix individuel (2) » (IKB) et il est donc désormais possible aux télétravailleurs qui le souhaitent de la transformer également en jours de congés, cotisations complémentaires de retraite ou encore de l'utiliser pour financer des formations à caractère personnel non prises en compte par l’employeur,

l’administration finlandaise qui s’était déjà dotée d’un accord national fort sur le télétravail, a lancé en 2019 le projet « Työ 2.0 (3) » (travail 2.0), dont la ligne directrice est « l’important n’est pas où le travail est fait, mais ce qui est fait ». Une plateforme ad hoc a été ouverte sur laquelle les bonnes pratiques sont publiées afin de continuer à stimuler l’émulation au sein des services. Dans ce pays qui présente des densités de population extrêmement variées sur son territoire et où l’équilibre des temps de vie fait l’objet de toutes les attentions, l’État s’efforce constamment d’offrir à ses employés les mêmes possibilités que le secteur privé qui l’utilise largement.

Une crainte de perdre le lien social en voyant moins ses collègues peut faire hésiter certains à franchir le cap. Pour y répondre, plusieurs pays fournissent des alternatives en créant un réseau d’espaces de travail partagés, accessibles sur réservation, ce qui permet de rompre l’isolement. C’est le cas en Belgique où l’administration fédérale a ouvert des « bureaux satellites », un système qui permet également aux personnes ne pouvant travailler de chez elles d’avoir accès à un travail à distance. Au Canada, avec le nouveau projet « GotravailGC », plusieurs sites ont été aménagés. Ils sont équipés de différents modules, permettant le travail individuel ou collaboratif, l’organisation de réunions, sans oublier la convivialité.

La Norvège a pris le parti de sensibiliser ses cadres au management à distance, qui requiert une approche différente. Pour les aider à s’assurer de la reconnaissance du travail de chacun afin de maintenir un même niveau d’engagement, la DRH de l’État a élaboré un guide de bonnes pratiques (4) en matière d’utilisation des outils numériques, de conduite de réunions et de suivi à distance des missions. Une cellule dédiée composée d’experts intervient en appui pour les accompagner dans leur démarche.

Si, en temps normal, le déploiement du télétravail a tendance à progresser, force est de constater que le taux reste assez faible lorsqu’il y a des responsabilités d’équipe, voire la direction d’une entité, au point que nombre de managers se considèrent comme non éligibles en invoquant une incompatibilité. Cette idée reçue, l’Australie a décidé de la combattre en instituant le « All Roles Flex (5) », une initiative qui généralise la flexibilité des organisations sous ses diverses formes (horaires variables, télétravail, temps partiel) et en fait la norme, quel que soit le niveau hiérarchique. L’État juge cette action indispensable pour que l’emploi public reste attractif et a établi un ensemble de directives pour faciliter sa mise en œuvre.

Quelques pays étaient ainsi « un peu plus préparés » lorsqu’ils ont dû mettre en place de façon massive le télétravail, soit parce qu’il était déjà bien ancré dans la culture administrative nationale, soit parce que les applications et outils numériques étaient conçus en intégrant cette dimension spécifique.

En France, la région Grand Est, qui paie un lourd tribut lors de cette crise, a réalisé en un temps record un "Guide du management à distance en situation exceptionnelle" (7). Les auteurs de ce travail collaboratif se sont fixé pour objectif de fournir très rapidement des réponses pratiques aux encadrants et aux agents. Le guide insiste notamment sur l'importance de la communication entre managers et collaborateurs, la gestion des priorités, et des méthodes de travail à repenser, à l'heure où le quotidien de chacun est bousculé. D'autres initiatives régionales (Nouvelle-Aquitaine, Ile-de-France) suivent. L'École des hautes études en sciences sociales (EHESS) a publié, en français et en anglais, une infographie avec des conseils pédagogiques pour bien vivre le télétravail. Au niveau de l'Êtat, la Direction du Numérique met deux nouveaux outils collaboratifs à disposition de tous.

1 Étude "New Ways of Working in Public Administration" - présidence autrichienne du Conseil de l'Union européene

2 Télétravail et indemnité à choix individuel "IKB"- ministère néerlandais de l'Intérieur (en néerlandais), (traduction automatisée en français)

3 Projet "Työ 2.0" - ministère finlandais des Finances (en finnois), (traduction automatisée en français)

4 Guide "Le management à distance" - Agence norvégienne de l'emploi public (en norvégien), (traduction automatisée en français)

5 Dispositif "All Roles Flex" - Commission australienne de la fonction publique (en anglais), (traduction automatisée en français)

6 Programme "Lavore agile" - ministère Italien de l'Administration publique (en italien), (traduction automatisée en français)

7 Guide "Le management à distance en situation exceptionnelle" - région Grand Est