Campus de Livry-Gargan
Composante / Directions / Service
ESPE
Corps
Assistant ingénieur
Emploi type / Referens
Assistant-e en gestion administrative
Missions
L’Ecole Supérieure du Professorat et de l’Education (ESPÉ) est une composante de l’université Paris-Est Créteil (UPEC) composée de 5 sites répartis au sein de l’académie de Créteil.
La formation sur le site de Livry-Gargan s’adresse aux futurs enseignants du 1er degré, écoles élémentaires et maternelles.
Le site est doté d’un restaurant universitaire et d’un service d’entretien des locaux internes.
Mission(s) :
Définir, organiser, gérer et coordonner l’activité de la structure, l’ensemble des moyens humains, administratifs financiers et logistiques dévolus dans le cadre de la politique d’établissement et des orientations pédagogiques sur le site de Livry-Gargan.
Le responsable administratif de site est placé sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif de l’ESPÉ et travaille en étroite collaboration avec le responsable de site.
Activités principales
• Soutenir et conseiller le responsable de site et la hiérarchie, et représenter l’ESPÉ localement auprès des partenaires internes et externes
• Encadrer et animer une équipe de 14 agents composée de personnels administratifs et techniques (personnels d’entretien, de restauration, de maintenance, d’accueil et informaticien) : planifier et hiérarchiser les tâches des agents ; gérer les priorités et coordonner les équipes ; élaborer et mettre en œuvre le plan de formation des personnels en liaison avec le service hygiène et sécurité de l’université et être le référent pour toutes les autres formations concernant les domaines logistiques et techniques ; animation de réunions
• Suivre les opérations collectives relatives aux carrières des agents, assurer les entretiens professionnels des agents placés sous sa responsabilité
• Superviser et contrôler l’ensemble des tâches administratives réalisées par l’agent administratif placé sous sa responsabilité : propositions de commandes, demandes d’ordre de missions, demande de frais de remboursement, services faits…
• Gérer les conventions relatives au site, en collaboration avec la direction du site, le service financier du siège de l’ESPÉ, et l’assistante aux affaires générales
• Anticiper et recenser les besoins de fonctionnement et d'investissement du site
• Réaliser le suivi des BI et des BR1qui rentrent dans le cadre des missions (maintenance, logistique, travaux).
• Coordonner les moyens financiers, suivre les commandes de fonctionnement et d’investissement du site‚ suivre les contrats hors marchés.
• Participer à l’instruction et à la mise en place des marchés pour les prestations mises en œuvre sur le site
• Suivre l’inventaire du site autre qu’informatique en liaison avec les services centraux
• En lien avec le responsable de la coordination technique et logistique, suivre les interventions de maintenance du site, gérées par le personnel du site où par les prestataires
• Participer aux commissions de sécurité
• Vérifier la mise en œuvre des mesures travaux pour lever les réserves mentionnées aux rapports des bureaux de contrôle
• Tenir à jour le registre de sécurité
• Analyser la réglementation relative à la logistique et la sûreté et, en lien avec le responsable de la coordination technique et logistique, veiller à sa mise en application
• Régler les dossiers sensibles et les situations de litige
• Contribuer à la mise en œuvre de la politique d’hygiène et sécurité de l’établissement, et participer à la réalisation, au suivi, et à la mise à jour du document unique d’évaluation des risques
• Organiser les élections, sur le site, du Conseil de l’ESPÉ et des différentes instances auxquelles est rattachée l‘ESPÉ
• Participer au travail collaboratif nécessaire à l’organisation d’événements sur le site
• Collaborer avec les services pédagogiques du site au déploiement des moyens nécessaires à la formation
• Exercer les fonctions de mandataire de régie pour le compte de l’université et sous l’autorité du régisseur de l’ESPÉ
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Responsable administratif.ve de site - ESPÉ Livry-Gargan H/F
Contractuel, CDD
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19/09/2019
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UNIVERSITE DE PARIS EST CRETEIL / UPEC
