Comment rédiger son message d'absence dans la fonction publique ?

Le statut de fonctionnaire implique non seulement des droits, mais aussi des devoirs. Or à première vue, la rédaction d’un message d’absence semble ne pas avoir de lien avec les obligations de dignité, d’impartialité, de réserve, etc. Dans la réalité, l’interaction par email entre les fonctionnaires et leurs interlocuteurs (et notamment usagers) a une grande importance.

Message d’absence : évitez les familiarités

Tout d’abord, les fonctionnaires ont une obligation de dignité. Ils ne doivent pas porter atteinte à la réputation de leur administration. Dans le message d’absence, il est donc nécessaire d’éviter les formulations familières ou à l’emporte-pièce.

Le message laconique « Je suis absent » ou « service injoignable » sans plus de précision est évidemment à proscrire. Ainsi, ne donner aucune information à celui qui tente de vous joindre peut laisser dans son esprit l’idée d’une maladresse, voire d’une incompétence.

S’il s’agit d’un jour régulier d’absence, en cas de travail à temps partiel par exemple, précisez-le dans votre message en indiquant que vous prendrez connaissance du message à votre retour.

A l’inverse, si votre absence est exceptionnelle, comme avec les congés annuels, indiquez les raisons sans trop de précisions, donnez des indications sur la date de votre retour et éventuellement le contact d’une personne ressource apte à renseigner votre interlocuteur en votre absence.

Email d’absence : redirigez vers les personnes adéquates

En tant que fonctionnaire, vous êtes garant d’un devoir d’information du public. Cette obligation est la traduction statutaire du principe de libre accès aux documents administratifs. Le devoir d’information est toutefois limité par le secret professionnel et par l'obligation de discrétion professionnelle.

Dans votre message d’absence, cela doit se traduire par la communication de détails qui permettront à votre interlocuteur d’obtenir les renseignements qu’il recherche. En modèle, cela peut-être : « Pour tout renseignement, merci d'adresser votre demande à Madame X ou Monsieur Y ».

Si vous ne communiquez pas les emails des collègues ou du service sur lesquels vous renvoyez votre interlocuteur, votre message d’absence ne remplit aucunement cette fonction d’information. Résultat : vous vous décrédibilisez et laissez une mauvaise image de votre administration.

Signature d’email automatique : misez sur la cordialité

Le devoir de neutralité est aussi de mise avec l’emploi de formules de politesse cordiales et assez distanciées. Vous ne répondez pas à un ami, donc évitez les phrases type « meilleurs souvenirs » et « belle journée » inadéquates.

La phrase « Mes respectueuses salutations » est, au contraire, trop forcée. Cette obligation rejoint l’obligation de réserve des fonctionnaires. En guise de signature d’email, privilégiez « Cordialement », « Bien cordialement », ou encore « Bien à vous ».

Modèles de message d’absence

Message d’absence en cas de mobilité dans la fonction publique

Message d'absence en cas de congé

Comment ajouter un message d’absence sur Outlook ?

Accéder à la rubrique des messages d’absences

Voici la marche à suivre pour ajouter un message d’absence sur votre boîte Outlook :

• Cliquer sur « Fichier » dans la barre supérieure, en haut à gauche, pour accéder à toutes vos informations personnelles
• Cliquez sur le bouton « Réponses automatiques (absence du bureau)

Paramétrer le message d’absence sur Outlook

• Sélectionnez « Envoyer des réponses automatiques »
• En cas de congé : cocher « Uniquement pendant ce laps de temps », puis sélectionner les dates de période du congé

• Rédigez le message d’absence dans la catégorie « Au sein de mon organisation » et « En dehors de mon organisation ».
• Pour valider votre message d’absence sur Outlook, cliquez sur « Ok ».