Carrière : avez-vous votre fiche de poste ?

Fraîchement recruté, vous êtes affecté à un poste. Celui-ci correspond à une situation de travail individuelle et localisée, qui doit être consignée dans une fiche individuelle. Il s'agit d'un outil utile au salarié, aux RH et à l'ensemble de l'organisation ou de l'entreprise, en termes d'efficacité et de performance.

Or, la pratique de la fiche de poste n'est pas aussi répandue qu'on pourrait le penser (notamment dans le secteur privé)... On ne dissertera pas sur les raisons de cette lacune.  L'important, ici, est de savoir pourquoi elle est indispensable, comment avoir une prise sur son contenu et quels en sont les éléments constitutifs.

La fiche de poste : un cadre de référence

Ces termes étant précisés, vous commencez à comprendre la nécessité de la fiche de poste individuelle. Non ? Alors, enfonçons le clou : la fiche de poste détermine l'objet et l'étendue de vos missions, activités et responsabilités, ici (dans un périmètre géographique déterminé), et maintenant (pour une certaine durée).

Votre champ d'action, charge de travail et responsabilité ainsi circonscrits,  nul ne peut exiger que vous alliez au-delà. Par exemple, un technicien censé travailler en Seine-Saint-Denis, en vertu de sa fiche de poste, ne sera pas tenu de partir en intervention dans les Yvelines.

La fiche de poste sert de base objective à votre hiérarchie pour fixer vos objectifs, en fonction de votre profil et de contraintes extérieures, temporaires ou non.

Ce document est donc essentiel pour votre connaissance des missions et responsabilités  qui vous incombent chaque jour. Il est aussi essentiel pour votre carrière, car il sert de socle à l'évaluation professionnelle annuelle.

Quand et comment établir la fiche de poste ?

L'idéal est que cette fiche soit formalisée au cours d'un échange avec votre chef de service direct, à l'issue de votre période d'essai ou dans le mois qui suit celle-ci, mais il n'est jamais trop tard pour l'établir ! D'autant qu'une fiche de poste n'est jamais définitive. Elle devrait être régulièrement actualisée, au regard de l'évolution du poste.

Que faire si vous contestez tout ou partie de la fiche ?

Si, au cours de cet échange avec votre supérieur hiérarchique, certaines propositions vous apparaissent très éloignées de votre vision du poste, demandez un temps de réflexion. Puis, revenez avec un document où vous aurez consigné vos réserves (vous estimez ne pas avoir le profil pour telle mission ; votre charge de travail est assez lourde comme ça, etc.). Et essayez de parvenir à un compromis. Par exemple, dites que vous souhaitez une prise de fonction différée pour telle activité, telle mission... après, par exemple, une formation. Faites en sorte que ces réserves soient écrites noir sur blanc dans la fiche de poste.

Mais dans les faits, il arrive souvent que la fiche de poste soit établie par le chef de service, voire un responsable RH (elle leur sert souvent à rédiger l'offre d'emploi), puis transmise au salarié. Telle quelle, sans que celui-ci ait eu voix au chapitre. Dans ce cas, si vous avez le moindre doute ou désaccord sur le contenu, deux hypothèses se présentent :

• vous souhaitez des modifications mineures ou préciser certains points : envoyez vos observations par mail à votre supérieur hiérarchique, avec accusé de réception. S'il ne répond pas, vos observations sont censées être acceptées ;
• vous contestez une partie importante de votre fiche de poste : demandez un rendez-vous avec votre responsable direct, et éventuellement un responsable RH. Dites que vous souhaitez des éclaircissements, qu'au vu de la fiche qui vous a été remise, vous souhaiteriez exposer comment, vous, vous avez compris le poste, et ce, dans l'intérêt du service. Faites valoir l'intérêt de cette fiche en tant qu'outil de communication avec votre hiérarchie.

Que faire si votre employeur ne vous propose pas de fiche de poste ?

Si les fiches de poste individuelles ne font pas partie de la politique RH de votre employeur, essayez de le sensibiliser à leur nécessité, en passant éventuellement par les syndicats. Vous pourrez faire valoir deux arguments principaux.

1. Comme on l'a évoqué plus haut, la fiche de poste est un outil RH pour le chef de service. Elle constitue une base objective d'évaluation de votre travail. Cette évaluation professionnelle annuelle est obligatoire dans la fonction publique pour les fonctionnaires et les contractuels, et elle compte pour les primes et promotions.
2. La fiche de poste individuelle participe du bon fonctionnement du service et de la qualité du service rendu à l'usager. Pour travailler correctement, chacun doit savoir précisément ce qu'il doit faire et dans quelles limites.  Le "flou" en la matière est toujours préjudiciable aux salariés les plus fragiles et, in fine, aux usagers du service public.

Les éléments constitutifs d'une fiche de poste

Concrètement, une fiche de poste comprend au minimum ces 8 items.

1. Intitulé du poste
2. Identification de celui/celle qui occupe le poste : nom,  prénom, grade, établissement, ancienneté dans le poste
3. Situation du poste (géographique et dans l'organigramme)
4. Finalité du poste : définir le poste en expliquant pourquoi il a été créé, pour répondre à quel besoin essentiel.
5. Contexte : projet(s), développement d'une activité de l'organisation,conditions de travail particulières, etc.
6. Missions ou domaines d'intervention
7. Activités
8. Compétences requises : compétences absolument nécessaires, connaissances théoriques, techniques, etc. requises, comportement attendu