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Assistant de direction – Faculté des Sciences d’Orsay H/F

Assistant de direction – Faculté des Sciences d’Orsay H/F

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DATE DE PUBLICATION	22/03/2024	TYPE DE CONTRAT
RECRUTEUR	UNIVERSITE PARIS SACLAY	CATÉGORIE
LIEUX DE TRAVAIL	Université Paris-Saclay - UFR Sciences - Division des Formations et de la Pédagogie	SALAIRE	Non communiqué
CODE POSTAL	91400	VALABLE JUSQU'AU	21/05/2024

Poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de la Faculté des Sciences d’Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l’organisation de tous les enseignements de formation initiale et continue, hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l'entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des acteurs dédiés aux formations de l’Université Paris-Saclay (Licences de l’université ou de l’Ecole Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate Schools).

Au sein du pôle d'assistant.e.s de direction, l’agent travaille directement avec la Direction administrative et la Direction enseignante. Il/Elle prend particulièrement en charge les activités liées à la pédagogie.

Missions principales de l’agent :

1. Assistance à la Direction de la Division des Formations — pôle Pédagogie

Préparation de la commission de la pédagogie
Organisation de la semaine de rentrée des 1ères années
Organisation de manifestations orientées « Partage — pédagogie », interface entre les différents acteurs : services internes, services centraux, Rectorat, lycées...
Mise en place des enquêtes ou outils nécessaires pour analyse future
Gestion de l'instruction des dossiers en section disciplinaire (usagers)

2. Gestion de dossiers techniques

Communication/diffusion:

Création et mise à jour des différents supports de diffusion (listes sur serveur, tableur Excel, listes mails...)
Mise à jour des différents sites
Rédaction des messages destinés à l'affichage dynamique sur écran
Aide à la conception visuelle de documents

Correspondant administratif pour l'évaluation des enseignements:

Création des questionnaires, gestion de Ieur diffusion et relance
En conformité avec les directives du COPIL de l'Université et en concertation avec le chargé de mission, mettre en place les outils de collecte des questionnaires, le traitement, la synthèse et la communication des résultats

3. Secrétariat polyvalent

Assurer la gestion du courrier, téléphone, messageries (personnelle et générique), calendriers partagés
Accueillir et informer les personnels et les usagers
Traiter les dossiers d'ordre administratif, organiser et alimenter les bases de données
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Assurer le secrétariat et les comptes rendus des commissions et conseils
Assurer le classement et l'archivage

Véritable interface des différents interlocuteurs internes et externes, l’agent participe à l'organisation des manifestations organisées par la Division et au fonctionnement des différents services (semaine de rentrée, journées portes ouvertes, concours...).

Profil

Connaissance, savoir :

Connaitre l’organisation générale des formations de l’Enseignement Supérieur
Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
Connaître la langue anglaise (niveau A1 à A2)

Savoir-faire :

Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, proposer et répondre aux demandes
Respecter les dispositifs et procédures
Planifier, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Maitriser les techniques de communication et les outils de gestion
Organiser le classement et la conservation des documents et des informations traitées
Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs (notes, tableaux,...)

Savoir-être :

Travailler en équipe
Faire preuve de rigueur, d'organisation, d'autonomie, d'adaptation et d'anticipation
Attrait pour des fonctions polyvalentes
Discrétion, réserve, ponctualité
Avoir le sens du relationnel et de l'accueil

Employeur

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

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