Responsable adjoint du Service des Affaires Générales (H/F)

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DATE DE PUBLICATION 19/08/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR VILLE DE SAVIGNY SUR ORGE   CATÉGORIE A
LIEUX DE TRAVAIL
Essonne
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

    

Poste

La Ville de Savigny-sur-Orge recrute :

Un responsable adjoint du Service des Affaires Générales (H/F)

Sous la direction du Chef de service, vous êtes en charge des activités suivantes :

Participation à l’organisation des scrutins et à la mise à jour des listes électorales :

- suivi des inscriptions électorales en ligne et des courriers de notification de l’ensemble des inscriptions

- suivi des enquêtes de radiations

- participation à la préparation des commissions et des scrutins

 

Gestion financière du service :

- participation à la préparation du budget

- préparation des bons de commande

- suivi des fournisseurs et des factures

 

Gestion des absences et des plannings en lien avec l’assistante :

- gestion des plannings hebdomadaires et mensuels de présence

- suivi des plannings des mariages et des rendez-vous

 

Organisation de l’accueil et suivi des courriers :

- organisation des files d’attente et des rendez-vous quotidiens

- suivi des appels téléphoniques, des courriers et courriels

 

Participation au management de l’équipe :

- contrôle de la bonne exécution des missions des agents

- participation à la résolution des problèmes rencontrés

- gestion des conflits, régulation des dysfonctionnements

- participation à l’élaboration de tableaux de bords

 

Contrôle des actes et divers dossiers d’état civil :

- participation à la mise à jour des procédures

- vérification des mentions, pacs et divers dossiers

En fonction des besoins du service, polyvalence sur les missions d’officier d’état civil :

  • Formalités administratives
  • Etat Civil
  • Elections

 

Profil

Vous disposez d’une expérience passée dans ce type de fonction et de connaissances en état civil, droit de la famille, droit électoral, droit des étrangers, droit des personnes et législation funéraire.  Vous maitrisez l’outil informatique, la gestion des procédures administratives et la rédaction de documents.

Capable d’encadrer et animer une équipe, vous savez appliquer et faire appliquer les procédures. Discret et rigoureux, vous possédez des qualités relationnelles, d’accueil des usagers et d’adaptation.

Conditions particulières :

  • Disponibilité les mercredis et samedis matin par roulement, les samedis aprèsmidi pour les célébrations des mariages ou autres cérémonies.
  • Nocturne le jeudi jusqu’à 19h30, par roulement.

Informations employeur

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Pour ce poste à pourvoir immédiatement, merci d’adresser lettre manuscrite et CV à M. le Maire, Hôtel  de Ville, DRH, 48 avenue Charles de Gaulle, 91600  Savigny-sur-Orge ou par mail à : [email protected] www.savigny.org

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